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ALIGERAR LA AGENDA: Que el tiempo invertido tenga el valor que esperas

Para sentir que rentabilizas el tiempo que inviertes, éste tiene que tener el valor que esperas y para ello, es necesario que tengas en cuenta los siguientes parámetros:


1. El 20% del tiempo que inviertes en algo te va a dar el 80% del resultado que buscas o esperas obtener. Tenlo en cuenta para medir y sobre todo para elegir a qué vas a dedicar ese 20% de tu tiempo. Si sabes elegir las actividades clave ese 20% de tu tiempo invertido te será muy rentable porque ya habrás obtenido el 80% del resultado que buscabas. Normalmente las áreas clave a invertir ese tiempo coincidirán con aquellas que tienen que ver con tus objetivos profesionales o personales. Esto te va a requerir una nueva pensada… ¿Cuáles son estos objetivos? Para poder aplicar esta regla necesitas previamente determinarlos, de no hacerlo, no le podrás sacar provecho. Quizás puede ayudarte a determinarlo lo que viene a continuación.

  1. Comportamiento improductivo: Ser excesivamente perfeccionista e invertir un tiempo que no tenemos en algo que ya ha dado un rendimiento óptimo. Esto puede provocar que, ante la escasez de tiempo, no puedas dedicar el necesario a materias importantes, lo que me llevará a atendarlas como "urgencias" y propiciar un tanto por ciento alto de “chapuzas”.

  2. No todas las actividades contribuyen de la misma manera a los resultados, por ello conviene categorizarlas y después decidir el tiempo que invertimos en cada una. Para esto te recomendamos utilices el criterio A-B-C que responde a los parámetros que ves en el siguiente gráfico:

  • El 15% de las actividades produce el 65% de los resultados. Es el grupo A

  • El 20% de las actividades produce el 20% de los resultados. Es el grupo B

  • El 65% de las actividades sólo produce el 15% de los resultados. Es el grupo

Es evidente que es necesario determinar tus actividades A, porque son las que han de recibir prioridad. Las tareas B probablemente las podrás delegar y las C, no sólo delegar, sino dedicarles el menor tiempo posible o bien incluso no hacerlas.

Antes de continuar has de dedicarles un tiempo de nuevo a la reflexión, ¿Qué actividades para la consecución de tus objetivos son claves, son A, y cuáles no lo son y puedes reducir su tiempo en tu agenda o incluso eliminarlas?

3. Si el objetivo es rentabilizar el tiempo es importante programar el diario que vas a dedicar a cada actividad y recogerlo en una lista de tareas diarias. Para ello va a ser importante que desarrolles la habilidad de estimación temporal de desempeño. Tan contraproducente va a ser estimar un exceso de tiempo, porque “las tareas tienden a ocupar todo el tiempo disponible”; como quedarte corto, porque “Si algo puede ir mal, irá mal” y habrás de perjudicar otra tarea restándole tiempo para poder terminar en la que te has quedado corto.Partir las tareas en bloques más pequeños probablemente facilite la estimación.

Ten en cuenta que las tareas largas y complejas suelen ser las más importantes, las que, con toda probabilidad, calificarás como “A”. Por ello, las que puedas dividir será interesante que lo hagas porque te será más fácil encajarlas en tu agenda y además estimarles un tiempo adecuado. Las que no puedas dividir, por ejemplo, “realizar un curso de formación que va a ser clave para tu futuro”, búscales un espacio si o si porque son actividades clave para la consecución de tus objetivos.

4. Interrumpir las tareas supone alargarlas e invertir más tiempo del programado. Para evitarlo necesitarás entrenarte en las siguientes habilidades:

a. Saber “decir no” (asertividad)

b. Saber priorizar (análisis y toma de decisiones)

c. Organizar listas de tareas (análisis y toma de decisiones)

d. Autodisciplina para cumplir lo que te planteas (automotivación)


En ningún caso debes olvidar cada uno de los parámetros expuestos para continuar, pues van a condicionar los siguientes pasos. El hecho de que los tengas en cuenta se ha de traducir en los siguientes comportamientos:

  • Determinar tus objetivos tanto personales como profesionales, serán tus áreas clave y serán también tus áreas diana de inversión del 20% de tu tiempo. Eso te permitirá conseguir el 80% de los resultados que buscas.

  • Determinar claramente tus actividades A-B-C y ponerlas, por tanto, en conexión con el punto anterior.

  • Desarrollar habilidad en el cálculo del tiempo a invertir en cada tarea. Procura no excederte y autodisciplinarte para cumplirlo.

  • Tener siempre un plan B por si las cosas no van como las planeaste y dejar cierto tiempo para imprevistos.

  • Aprender a gestionar las interrupciones. ¿Qué habilidades necesitas desarrollar? ¿Asertividad? Fórmate y entrénate en ello.

  • Partir las tareas complejas para hacerlas más manejables y poder hacer una estimación de tiempos más precisa.

Para continuar trabajando habremos de reflexionar sobre aquellos factores personales que pueden dificultarte el cambio. Será el tema a tratar en nuestro próximo post a la vuelta de vacaciones.

También en verano ¡practica ZENWorking!


Carmen Castro

Socia Directora

Experta en técnicas de gestión del estrés



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