¿QUÉ CARACTERÍSTICAS DE LA PERSONALIDAD ME DIFICULTAN GESTIONAR EL TIEMPO?

Hay una serie de rasgos personales que pueden complicarte el cambio de hábitos y comportamientos, y debes de ser consciente de ellos para trabajarlos y minimizar su impacto.

1. La necesidad de complacer a los demás: Esta necesidad está íntimamente unida a la dificultad para “decir no” cuando no queremos hacer algo, o no estamos de acuerdo con hacer algo, o incluso no nos corresponde hacerlo. No saber “decir no” supone, con frecuencia, dejar de hacer algo que si es responsabilidad nuestra para atender una petición ajena de menor importancia. ¿Qué buscamos con ello?

a. Falsa sensación de ayuda: a veces lo hacemos porque queremos ayudar a alguien y al final acaba convirtiéndose en una costumbre que genera en el otro una dependencia. En realidad esto no les ayuda para nada, porque no les deja crecer. Por ejemplo, esto suele darse mucho dentro de la familia, habitualmente con los hijos.

b. Sentirse culpable de “decir no”: el “no” no está bien visto culturalmente. Para compensar este condicionante, es necesario tener una buena autoestima y habilidades de comunicación asertiva.

2. El perfeccionismo: Lo perfecto no resulta rentable. El valor de una tarea no es proporcional al

esfuerzo invertido, y por tanto debemos evaluar, llegado un momento, si el tiempo que estamos invirtiendo tiene una rentabilidad aceptable. Sería interesante que reflexionaras sobre los tiempos que dedicas a cada tarea. Pudiera darse el caso de que estás siendo muy perfeccionista en tareas que exigen poco tiempo, como por ejemplo en llamadas telefónicas (en lugar de 5 minutos le dedicas 15 minutos, 3 veces el tiempo que requieren), y luego, tiendes a la “chapuza” en tareas largas e importantes. Es decir que dedicas mucho tiempo a tareas cortas y poco importantes y sin embargo poco tiempo a las largas e importantes. ¡Evalúate! Y corrige.

3. Procrastinación: ¿Dejarlo para luego? pregúntate por qué. ¿No quieres en realidad hacerlo? ¿No te motiva? O más bien, ¿esto en ti es un hábito? A veces puede tener que ver con falta de planificación. Ten en cuenta que en la mayoría de los casos el dejar las cosas para luego nos provoca sentimiento de culpabilidad y un ataque directo a nuestra autoestima.

En consecuencia, primero has de encontrar los motivos de fondo que te llevan a posponer algo constantemente, y luego, crear una estrategia que pasará por trabajar la causa y cambiar el hábito.

4. La multitarea, el hábito de hacer varias cosas a la vez: múltiples tareas dividen la atención, nos hacen más lentos y con mayor probabilidad de cometer errores. Nuestro cerebro no puede concentrarse eficientemente en dos cosas a la vez. Por ello, el hábito que debes cultivar es el de hacer una cosa detrás de otra, empezado y terminando cada una de ellas. Este podría ser uno de tus primeros propósitos para ir generando cambios, plantéatelo como una obligación. Para que esto sea posible, probablemente tendrás que entrenarte en gestionar las interrupciones.

5. Necesidad de control: Si sufres de ello, seguro no vas a delegar. Esto supone una gran carga para tu agenda. Probablemente esta tendencia la tengas, no sólo a nivel profesional, sino también a nivel familiar. El problema para ti será que tendrás una agenda repleta, y para los demás, que no sienten confianza por tu parte, que no les dejas crecer y hacerse responsables de las tareas. Piensa si esto es lo que buscas y si no es así, actúa en consecuencia. ¡Delega! Para 10 minutos y determina que 3 actividades podrías delegar ya, y empieza con los trámites.

Date cuenta de que, cambiar todos los comportamientos que te acabo de exponer, sólo depende de ti. Por tanto, está en tu mano cambiarlos si es que, verdaderamente, quieres que “te dé la vida” para hacer aquellas cosas que quieres y te hacen feliz. Esto, también, es ¡Practiar ZENWorking!

Carmen Castro Torres

Socia Directora

Experta en técnicas de gestión del estrés

ALIGERAR LA AGENDA: Que el tiempo invertido tenga el valor que esperas

Para sentir que rentabilizas el tiempo que inviertes, éste tiene que tener el valor que esperas y para ello, es necesario que tengas en cuenta los siguientes parámetros:

1. El 20% del tiempo que inviertes en algo te va a dar el 80% del resultado que buscas o esperas obtener. Tenlo en cuenta para medir y sobre todo para elegir a qué vas a dedicar ese 20% de tu tiempo. Si sabes elegir las actividades clave ese 20% de tu tiempo invertido te será muy rentable porque ya habrás obtenido el 80% del resultado que buscabas. Normalmente las áreas clave a invertir ese tiempo coincidirán con aquellas que tienen que ver con tus objetivos profesionales o personales. Esto te va a requerir una nueva pensada… ¿Cuáles son estos objetivos? Para poder aplicar esta regla necesitas previamente determinarlos, de no hacerlo, no le podrás sacar provecho. Quizás puede ayudarte a determinarlo lo que viene a continuación.

1. Comportamiento improductivo: Ser excesivamente perfeccionista e invertir un tiempo que no tenemos en algo que ya ha dado un rendimiento óptimo. Esto puede provocar que, ante la escasez de tiempo, no puedas dedicar el necesario a materias importantes, lo que me llevará a atendarlas como "urgencias" y propiciar un tanto por ciento alto de “chapuzas”.

2. No todas las actividades contribuyen de la misma manera a los resultados, por ello conviene categorizarlas y después decidir el tiempo que invertimos en cada una. Para esto te recomendamos utilices el criterio A-B-C que responde a los parámetros que ves en el siguiente gráfico:

• El 15% de las actividades produce el 65% de los resultados. Es el grupo A

• El 20% de las actividades produce el 20% de los resultados. Es el grupo B

• El 65% de las actividades sólo produce el 15% de los resultados. Es el grupo

Es evidente que es necesario determinar tus actividades A, porque son las que han de recibir prioridad. Las tareas B probablemente las podrás delegar y las C, no sólo delegar, sino dedicarles el menor tiempo posible o bien incluso no hacerlas.

Antes de continuar has de dedicarles un tiempo de nuevo a la reflexión, ¿Qué actividades para la consecución de tus objetivos son claves, son A, y cuáles no lo son y puedes reducir su tiempo en tu agenda o incluso eliminarlas?

3. Si el objetivo es rentabilizar el tiempo es importante programar el diario que vas a dedicar a cada actividad y recogerlo en una lista de tareas diarias. Para ello va a ser importante que desarrolles la habilidad de estimación temporal de desempeño. Tan contraproducente va a ser estimar un exceso de tiempo, porque “las tareas tienden a ocupar todo el tiempo disponible”; como quedarte corto, porque “Si algo puede ir mal, irá mal” y habrás de perjudicar otra tarea restándole tiempo para poder terminar en la que te has quedado corto.Partir las tareas en bloques más pequeños probablemente facilite la estimación.

Ten en cuenta que las tareas largas y complejas suelen ser las más importantes, las que, con toda probabilidad, calificarás como “A”. Por ello, las que puedas dividir será interesante que lo hagas porque te será más fácil encajarlas en tu agenda y además estimarles un tiempo adecuado. Las que no puedas dividir, por ejemplo, “realizar un curso de formación que va a ser clave para tu futuro”, búscales un espacio si o si porque son actividades clave para la consecución de tus objetivos.

4. Interrumpir las tareas supone alargarlas e invertir más tiempo del programado. Para evitarlo necesitarás entrenarte en las siguientes habilidades:

a. Saber “decir no” (asertividad)

b. Saber priorizar (análisis y toma de decisiones)

c. Organizar listas de tareas (análisis y toma de decisiones)

d. Autodisciplina para cumplir lo que te planteas (automotivación)

En ningún caso debes olvidar cada uno de los parámetros expuestos para continuar, pues van a condicionar los siguientes pasos. El hecho de que los tengas en cuenta se ha de traducir en los siguientes comportamientos:

• Determinar tus objetivos tanto personales como profesionales, serán tus áreas clave y serán también tus áreas diana de inversión del 20% de tu tiempo. Eso te permitirá conseguir el 80% de los resultados que buscas.

• Determinar claramente tus actividades A-B-C y ponerlas, por tanto, en conexión con el punto anterior.

• Desarrollar habilidad en el cálculo del tiempo a invertir en cada tarea. Procura no excederte y autodisciplinarte para cumplirlo.

• Tener siempre un plan B por si las cosas no van como las planeaste y dejar cierto tiempo para imprevistos.

• Aprender a gestionar las interrupciones. ¿Qué habilidades necesitas desarrollar? ¿Asertividad? Fórmate y entrénate en ello.

• Partir las tareas complejas para hacerlas más manejables y poder hacer una estimación de tiempos más precisa.

Para continuar trabajando habremos de reflexionar sobre aquellos factores personales que pueden dificultarte el cambio. Será el tema a tratar en nuestro próximo post a la vuelta de vacaciones.

También en verano ¡practica ZENWorking!

Carmen Castro

Socia Directora

Experta en técnicas de gestión del estrés

¿CUÁNTOS CURSOS DE GESTIÓN DEL TIEMPO SON NECESARIOS? (PARTE 2)

Nuestro objetivo.....rentabilizar el tiempo.-

Para generar una estrategia que te ayude a rentabilizar tu tiempo hemos de empezar por contestar a esta pregunta, ¿Cómo se mide el valor del tiempo?

Evidentemente es algo muy subjetivo. Lo normal es que lo midas por el número de cosas que puedes hacer y el valor que esas cosas tienen para ti. Por ello toma conciencia para empezar de que:

• Si haces muchas cosas pero para ti no tienen valor, sentirás que no manejas satisfactoriamente el tiempo, o lo que es más exacto, no estás haciendo lo que quieres hacer, y sentirás insatisfacción. Es evidente que no siempre harás cosas que te apetezcan o te gusten, pero tiene que haber un equilibrio. Por tanto, toma conciencia del impacto que tiene en tu éxito y satisfacción personal la administración de tus actividades y del tiempo que les asignas.

• La rentabilidad de tu tiempo también se ve influenciada por circunstancias externas, pero ahí, de alguna manera, también puedes influir. No aproveches para tirar balones fuera en cualquier oportunidad. Para gestionarlas adecuadamente tendrás que elegir entre unas u otras, porque no puedes con todo.

Por otro lado, para poder seguir adelante es necesario que revises si internamente opinas que dedicarte tiempo a ti y a esas cosas que para ti tienen valor no es productivo o si no consideras que no tienes derecho a hacerlo porque antes tienes que atender siempre a las necesidades de los demás. Incluso puede que, si no lo haces de este modo, hasta te sientes culpable. Si esto es así, no conseguirás avanzar antes de trabajarte esta creencia y cambiarla. Para ello necesitarás invertir en desarrollar competencias que tengan que ver con: autoestima, cambio de creencias y flexibilización de valores. Una opción interesante es hacerlo desde la metodología del coaching y con un profesional experto que te acompañe. También puedo recomendarte la lectura de algún libro interesante con el que trabajar tu autoestima, te dejo un enlace:

https://www.edesclee.com/colecciones/serendipity/quiero-aprender-a-conocerme

Por el contrario, si consideras que las circunstancias antedichas no te afectan, entonces estás preparado para continuar y lo haremos en mi próximo post relacionado con este tema en el que nuestro objetivo será aligerar la agenda y que el tiempo que inviertas tenga el valor que esperas.

Entre tanto, no te olvides de invertir en salud, ¡Practica ZENWorking!

Carmen Castro Torres

Experta en técnicas de gestión del estrés

Socia Directora de ZENWorking